Organizar tarefas e checklists
Crie atividades avulsas ou ligadas a um contato e acompanhe responsáveis, vencimentos e itens obrigatórios.
Nos escritórios com Tarefas habilitadas, abra Agenda → Tarefas. A lista mostra suas atividades. Administradores e supervisores podem escolher Equipe para acompanhar os demais responsáveis.
- 1Crie uma tarefaClique em Nova tarefa, preencha o título, o responsável e a data de vencimento. A descrição e o horário são opcionais.
- 2Escolha o vínculoSelecione um contato e, se desejar, uma das oportunidades dele. Deixe sem vínculo para criar uma tarefa avulsa. Os botões Ver tarefas e Nova tarefa também aparecem na ficha do contato e nos detalhes da oportunidade.
- 3Monte o checklistAdicione os itens necessários e marque os que são obrigatórios. Quem recebeu uma tarefa pode marcar seus itens; a estrutura do checklist é editada por quem criou a tarefa ou pela gestão.
- 4Resolva a atividadeAbra a tarefa pela lista ou pela notificação. Marque os itens e clique em Concluir. Para ajustar o vencimento, clique em Editar. Para encerrar sem executar, escolha Cancelar tarefa.
Sem horário, a tarefa vence ao terminar o dia no fuso escolhido. Com horário, vence no momento informado. Confira o fuso, especialmente ao trabalhar em viagens.
Use Abertas, Hoje, Atrasadas, Próximas ou Finalizadas para organizar a lista. Também é possível buscar pelo título e filtrar por situação, contato e responsável. Os links da oportunidade já abrem a lista com esse vínculo selecionado.
A tarefa só pode ser concluída quando todos os itens obrigatórios estiverem marcados. Itens opcionais podem ficar pendentes. Uma tarefa finalizada preserva seu histórico e não pode ser editada.
Quando o prazo termina, o responsável recebe um aviso no sininho e, se tiver ativado as notificações do aparelho, um push. O aviso abre a tarefa. Alterar apenas o título ou a descrição não repete o aviso; mudar o vencimento ou o responsável permite um novo lembrete. Se o responsável não estiver mais ativo, a gestão recebe o aviso.
Use Copiar link para compartilhar uma tarefa. Quem recebe o link precisa ter permissão para acessá-la. Caso outra pessoa altere a tarefa durante sua edição, recarregue os dados antes de salvar novamente.
Reuniões na lista de tarefas
Quando a integração de reuniões estiver habilitada no escritório, a lista também mostra as reuniões e permite filtrar por Tipo de atividade. Clique em Marcar reunião, escolha uma agenda e um horário livre. A marcação usa o mesmo fluxo da agenda e cria uma única tarefa vinculada, sem duplicar eventos Google. O responsável também pode montar o checklist da reunião.
Abra a reunião para ver início, término, fuso, responsável, contato e link ou local. Use Reagendar reunião para mudar o horário, o responsável ou o contato; os itens do checklist são preservados. Em Editar, ajuste somente o checklist e a oportunidade. Ao trocar de responsável ou contato, um vínculo com oportunidade incompatível é removido para preservar o acesso.
Depois do horário de término, o responsável recebe um aviso para registrar Concluir ou Não compareceu. O relógio nunca conclui a reunião sozinho. Concluir exige todos os itens obrigatórios marcados; Não compareceu permite manter itens pendentes. Os dois resultados preservam o evento Google no histórico e não permitem reabrir a reunião. Para um novo encontro, marque outra reunião.
Cancelar reunião atualiza o agendamento e remove o evento Google. Se a sincronização falhar, o sistema mostra um aviso e mantém a pendência nos detalhes da reunião, com a orientação de correção. As reuniões também continuam em Agenda → Agendamentos, com um atalho para sua tarefa. Reuniões antigas não são importadas para evitar avisos retroativos.
As tarefas básicas organizam atividades e não reservam horários no calendário. A integração de reuniões depende de uma liberação própria para cada escritório.