Disparos (campanhas em massa)

Como criar, agendar e acompanhar disparos (envio da mesma mensagem para vários contatos) usando modelos aprovados: escolher o público com os mesmos filtros da tela de Contatos, ver quem ficou de fora e por quê, e entender por que a lista é refeita na hora do envio.

Os Disparos servem para enviar uma mesma mensagem de WhatsApp para vários contatos de uma vez — por exemplo, um aviso importante, uma novidade do escritório ou um lembrete para um grupo de clientes. Em vez de abrir conversa por conversa, você monta a mensagem uma única vez e o sistema envia para todo mundo automaticamente, no ritmo que você escolher.

Para chegar lá, abra o menu Disparos. Você verá a lista de todos os envios já feitos e o botão Novo disparo, no canto superior direito, para criar um novo. A criação acontece em 3 etapas simples: escolher a mensagem, escolher para quem enviar e definir quando enviar.

A regra mais importante: use um modelo aprovado

Quando você quer falar com alguém que não te enviou mensagem nas últimas 24 horas, o WhatsApp só permite enviar um modelo de mensagem aprovado (chamado de template). Como um disparo costuma atingir muita gente que faz tempo não fala com você, todo disparo usa obrigatoriamente um template aprovado. Por isso, antes de criar o disparo, você já precisa ter pelo menos um modelo aprovado pronto.

O que você precisa ter antes de começar

Um canal de WhatsApp conectado ao sistema (é por ele que as mensagens saem).
Pelo menos um template aprovado naquele canal. Só aparecem para escolha os modelos com situação Aprovado — modelos em análise ou reprovados não entram no disparo.
Seus contatos cadastrados, de preferência organizados com etapas do Kanban ou etiquetas, para facilitar escolher para quem enviar.

Etapa 1 — Básico: escolher canal, modelo e montar a mensagem

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Dê um nome ao disparo
No campo Nome do disparo, escreva algo que ajude você a reconhecê-lo depois, como "Aviso de recesso — Janeiro". Esse nome é só para sua organização; o cliente não vê.
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Escolha o canal
Em Canal, selecione o número de WhatsApp pelo qual as mensagens vão sair. Se você tem mais de um número conectado, escolha o certo com atenção.
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Escolha o template
Em Template, selecione o modelo de mensagem aprovado. A lista só aparece depois que você escolhe o canal, e só mostra os modelos aprovados daquele canal. Ao selecionar, uma prévia da mensagem aparece do lado direito, mostrando como o cliente vai ver. Se a lista for longa, digite no campo de busca que aparece ao abri-la: dá para procurar pelo nome do modelo ou por qualquer palavra do texto dele.
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Preencha as variáveis, se houver
Alguns modelos têm trechos que mudam de pessoa para pessoa (por exemplo, o nome do cliente). Para cada um, escolha de onde vem o valor: um dado do contato (Nome completo, Primeiro nome, E-mail, Cidade e outros), um campo personalizado, ou um texto fixo igual para todos. No último passo, o Resumo mostra de novo o que preenche cada variável, para você conferir antes de criar.

Atenção às variáveis vazias

Se um modelo usa o nome do contato e algum contato estiver sem esse dado preenchido, esse contato é pulado no envio (não recebe a mensagem). Vale conferir se seus contatos têm os dados que o modelo precisa antes de disparar.

Etapa 2 — Destinatários: escolher para quem enviar

Aqui você monta o público do disparo com os mesmos filtros da tela de Contatos, e com as mesmas regras: com os mesmos filtros, o disparo encontra os mesmos contatos que a tela de Contatos mostra (sem contar os filtros de Só no disparo, que a tela de Contatos não tem). O canal que envia a mensagem continua sendo o escolhido na etapa 1.

Busca: o campo no alto procura por nome, telefone ou e-mail.
Conversou pelo canal, Status, Tags e Criado em: os filtros rápidos da tela de Contatos. Conversou pelo canal traz só quem já conversou por aquele canal — não confunda com o canal que envia. Em Tags, marcando mais de uma, entra quem tem qualquer uma delas.
Filtrar por campo (o filtro avançado): condições sobre qualquer campo do contato, inclusive os campos personalizados, ligadas por E e OU e organizadas em grupos — funciona igual à tela de Contatos (veja o artigo Contatos). Exemplo: (etiqueta Centro E nome contém Maria) OU (etiqueta Consultório E telefone preenchido).
Nos campos de texto há não contém, começa com e termina com (no telefone, não contém) — por exemplo, "e-mail não contém @concorrente.com". Campo personalizado do tipo Número tem maior que e menor que, comparados como número.
Em Etiquetas, há tem a etiqueta e não tem a etiqueta, e a mesma condição aceita várias etiquetas: "tem a etiqueta Centro ou Consultório" traz quem tem pelo menos uma; "não tem a etiqueta Campanha de agosto nem Campanha de setembro" deixa de fora quem tem qualquer uma delas. Quem não tem etiqueta nenhuma também entra no não tem a etiqueta.
Só no disparo: a Etapa do Kanban (Está em, Não está em, Sem etapa ou Em qualquer etapa) e Deixar de fora quem tem as tags — por exemplo, a tag de quem já recebeu a campanha anterior. Os dois somam com os filtros de cima (E). O Deixar de fora dá o mesmo resultado que um não tem a etiqueta com as mesmas etiquetas; a diferença é que o não tem a etiqueta também pode entrar num grupo com OU.
Na Etapa do Kanban, vale a etapa em que o card estiver na hora do envio, e não as etapas por onde ele já passou: quem mudar de coluna até lá entra ou sai.

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Monte os filtros
Combine quantos quiser. Sem nenhum filtro, o disparo vai para todos os contatos que podem receber pelo canal escolhido.
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Clique em Calcular destinatários
O sistema mostra quantos contatos vão receber e uma amostra de até 10 nomes, para você conferir se está mirando o público certo antes de seguir. Sempre que mudar um filtro, calcule de novo — sem o cálculo, o botão Próximo não libera.
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Confira quem ficou de fora
Quem casa com os filtros mas está sem telefone, bloqueado ou é de outro canal (um contato do Instagram num disparo de WhatsApp, por exemplo) não recebe. A tela diz quantos ficaram de fora e por quê — nesses casos o filtro está certo e não precisa mudar. Só quando ninguém casa com os filtros o aviso é Nenhum contato corresponde aos filtros: aí, ajuste os filtros. Com zero destinatários não dá para seguir.

Dica

Use a amostra para conferir. Se os nomes que aparecem não são o público que você esperava, ajuste os filtros e calcule de novo antes de avançar.

Quando o cálculo não sai

No disparo, quantas condições cabem no Filtrar por campo depende da sua base: cada condição é conferida contato por contato, então quanto mais contatos o workspace tem, menos condições cabem num filtro só (e nunca mais de 50 condições ou 50 grupos). Se o filtro ficar pesado demais para a sua base, o cálculo não sai e o aviso diz quantas condições cabem com a base de agora: tire condições ou divida o público em mais de um disparo. Se uma condição usa um campo personalizado que foi excluído, a tela avisa e não calcula até você tirar a condição. O mesmo vale para condição sem valor — por exemplo, não tem a etiqueta sem nenhuma etiqueta escolhida, um texto em branco ou Está em na Etapa do Kanban sem nenhuma etapa marcada: na tela de Contatos ela seria ignorada, mas no disparo isso mandaria a mensagem para mais gente do que o filtro diz. Complete ou remova a condição. E se o cálculo demorar demais, a tela pede para tirar condições do filtro avançado — ou trocar alguma por Tags.

Etapa 3 — Agendamento: quando enviar e em que velocidade

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Escolha o momento
Enviar agora começa em até 1 minuto. Agendar para depois pede a data e a hora, com pelo menos 1 minuto de antecedência.
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Defina a velocidade
A velocidade é quantas mensagens saem por minuto. Quanto mais alta, mais rápido termina — mas ritmos muito acelerados podem prejudicar a reputação do seu número no WhatsApp. O ideal é começar devagar e aumentar aos poucos em disparos futuros.
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Confira o resumo e crie
Na parte de baixo aparece o Resumo: nome, canal, modelo, o que preenche cada variável (por exemplo, a Variável {{1}} com Primeiro nome, ou um Texto fixo, e o Link do botão quando o modelo tem um), total de destinatários, quando será enviado, a velocidade, o tempo estimado e Quem recebe — os filtros escritos em português. Se estiver tudo certo, clique em Criar disparo.

Cuidado com velocidades muito altas

Ao escolher uma velocidade muito alta, o sistema mostra um aviso: enviar rápido demais pode reduzir a qualidade (reputação) do seu número junto ao WhatsApp e, em casos extremos, levar a bloqueios. Para listas grandes, prefira um ritmo moderado.

A lista é refeita na hora do envio

O total do Resumo é o de agora. Quando o disparo começa — na hora agendada, ou em até 1 minuto no Enviar agora —, os mesmos filtros são aplicados de novo. Quem passou a atender aos filtros até lá (ganhou a etiqueta, foi para a etapa escolhida) entra. Quem deixou de atender (perdeu a etiqueta, saiu da etapa, ganhou uma etiqueta de Deixar de fora) sai, assim como quem ficou bloqueado ou sem telefone. O total de destinatários passa a ser o da hora do envio, e a aba Resumo do disparo mostra quantos entraram e quantos saíram.

Use uma etiqueta para cada disparo

Para mandar a mesma mensagem a grupos diferentes em dias diferentes — os aniversariantes de cada dia, por exemplo —, use uma etiqueta para cada disparo. Se você tirar a etiqueta de um grupo e puser no seguinte depois de agendar, quem recebe muda junto: todos os disparos com aquela etiqueta vão para quem a tiver na hora do envio.

Não exclua o que um disparo agendado usa

Se o filtro de um disparo que ainda vai enviar usa uma etiqueta, uma etapa do Kanban, um campo personalizado ou o canal de Conversou pelo canal e ele for excluído, o envio não sai: sem ele, o filtro mudaria de sentido — um "não tem a etiqueta X" passaria a valer para todo mundo, e o Conversou pelo canal de um canal excluído não acharia ninguém. Antes da primeira saída (agendado, ou pausado antes de começar), isso vale para tudo o que o filtro usa. No Reenviar falhas e no Retomar de um disparo que já começou a enviar, só trava o que o filtro usa para incluir contatos — tem a etiqueta (ou uma etiqueta marcada em Tags), Está em uma etapa, uma condição de campo como igual a ou contém, o canal de Conversou pelo canal. O que ele usa para deixar de fora pode ser excluído sem travar o reenvio nem a retomada: neles ninguém novo entra, só sai quem não atende mais aos filtros. Quando o envio não sai, depois de três tentativas o disparo é pausado automaticamente e o Resumo diz o motivo. Retomar não resolve, porque o filtro gravado continua citando o que foi excluído: cancele esse disparo e crie um novo com os filtros de agora. Antes de excluir uma etiqueta, etapa, campo ou canal, confira se algum disparo agendado usa. Renomear não tem esse problema — o nome novo entra sozinho no disparo.

Disparos agendados antes desta regra

Alguns disparos que já estavam agendados quando a lista passou a ser refeita no envio — os que usavam a mesma seleção de outro disparo — saem com a lista montada na criação, e o Reenviar falhas e o Retomar deles também usam essa lista. O Resumo do disparo avisa quando é o caso.

Acompanhar um disparo

Depois de criado, o disparo aparece na lista da tela Disparos, com uma situação que se atualiza sozinha. Clique em qualquer linha para abrir os detalhes. As situações possíveis são:

Agendado: esperando a hora marcada para começar.
Retomando: o disparo já tinha começado e vai voltar a enviar (depois de Retomar ou de Reenviar falhas). Fica assim por até 1 minuto, enquanto o sistema confere os filtros de novo. No filtro de situação da lista, ele entra em Agendado.
Em execução: enviando as mensagens neste momento.
Pausado: você interrompeu temporariamente — ou o sistema pausou sozinho porque não conseguiu conferir os filtros (o Resumo diz o motivo).
Concluído: terminou de enviar para todos.
Cancelado: você cancelou; os pendentes não foram enviados.
Falhou: houve um problema que impediu o envio.

Na própria lista, cada disparo mostra contadores rápidos: enviados, entregues, lidos e falhas — passe o mouse sobre cada um para ver o nome. Para ver tudo em detalhe, abra o disparo e use as abas Resumo, Relatório, Prévia da mensagem e Destinatários.

A aba Resumo mostra também Quem recebe (filtros usados), em português — inclusive nos disparos mais antigos —, o que preencheu cada variável do modelo e, depois que o disparo sai, o resultado da conferência dos filtros: quantos entraram e quantos saíram na primeira saída, ou quantos foram para Ignorados num recomeço.

Pausar, retomar ou cancelar

Abra o disparo e, na aba Resumo, use os botões de Ações no lado direito:

Pausar: interrompe um disparo agendado ou em execução. Útil se você percebeu algo errado no meio do caminho.
Retomar: volta a enviar um disparo que estava pausado. Se a hora marcada ainda não chegou, ele espera por ela. Se já passou, em até 1 minuto o sistema confere os filtros e o envio continua: um disparo que ainda não tinha saído tem a lista refeita; um que já tinha começado só perde quem não atende mais aos filtros — esses vão para Ignorados.
Cancelar: encerra o disparo de vez. Os contatos que ainda não receberam ficam marcados como ignorados. Essa ação não pode ser desfeita.

Pausado automaticamente

Se o sistema não conseguir conferir os filtros três vezes seguidas, ele pausa o disparo sozinho, e o Resumo mostra Pausado automaticamente, com o motivo. Use Retomar para tentar de novo; se pausar outra vez, cancele e crie um disparo novo. Quando o motivo é uma etiqueta, etapa, campo ou o canal de Conversou pelo canal que foi excluído — ou o canal ou o template do disparo —, vá direto para um disparo novo.

Ver o relatório e reenviar quem não recebeu

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Abra a aba Relatório
Veja em números e em uma barra colorida quantos foram Enviados, Entregues, Lidos, Falharam e Ignorados, cada um com seu percentual. Use o botão Atualizar para buscar os dados mais recentes.
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Veja quem falhou na aba Destinatários
Você consegue filtrar por situação (por exemplo, só os que falharam), buscar por nome ou telefone e ver o motivo de cada um em linguagem simples. Quem aparece como Ignorado com o motivo Não atende mais aos filtros deste disparo não teve erro de envio: saiu do filtro antes de receber, e por isso o motivo aparece em cinza, não em vermelho.
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Reenvie as falhas, se quiser
Quando um disparo termina com contatos que falharam, aparece o botão Reenviar falhas no Resumo. O próprio disparo volta a rodar, só para esses contatos: quem já recebeu não é contatado de novo, e os números do disparo continuam sendo os mesmos (não nasce uma cópia). Antes de reenviar, o sistema confere os filtros outra vez: quem não atende mais — perdeu a etiqueta ou saiu da etapa do filtro, ou ganhou uma etiqueta de Deixar de fora — não recebe e vai para Ignorados, com o motivo. Ninguém novo entra pelo reenvio. O disparo aparece como Retomando por até 1 minuto, depois Em execução, e volta a Concluído no fim.

Exportar a lista

Na aba Destinatários, o botão Exportar CSV baixa uma planilha com todos os contatos, a situação de cada um (enviado, entregue, lido, falhou, ignorado) e o motivo, quando houver — útil para guardar registro ou analisar depois.

O que significa "Ignorado"

Contatos marcados como Ignorados são os que o sistema pulou — por exemplo, sem telefone válido, bloqueados, com dado obrigatório do modelo em branco, os que deixaram de atender aos filtros antes de um reenvio ou de uma retomada, ou de um disparo que foi cancelado. Não quer dizer que a pessoa "não leu": ela simplesmente não chegou a receber a mensagem. Na primeira saída é diferente: quem não atende mais aos filtros, ficou bloqueado ou sem telefone é tirado da lista antes de começar, e não conta como Ignorado.

Base de conhecimento

Templates do WhatsApp

Central de Ajuda