O funil (Kanban)

Como usar o funil (Kanban) para acompanhar seus leads por etapas: arrastar cartões entre colunas, mover para outro funil, remover do quadro e criar/organizar seus funis.

O funil (que no sistema aparece com o nome Kanban) é um quadro visual onde cada conversa vira um cartão. Ele serve para você enxergar, de bater o olho, em que ponto do atendimento cada cliente está: quem acabou de chegar, quem está em negociação, quem fechou contrato e quem foi perdido.

O quadro é dividido em colunas, e cada coluna é uma etapa do seu processo. Você vai empurrando os cartões de uma etapa para a outra conforme o atendimento avança. É a forma mais simples de organizar seus leads e não deixar ninguém para trás.

Como abrir o funil

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Entre no Kanban
No menu lateral, clique em Kanban. O quadro abre já mostrando as colunas com os cartões dentro de cada etapa.
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Escolha o funil que quer ver
No canto superior direito há um seletor chamado Board. Se você tiver mais de um funil (por exemplo, um para o Comercial e outro para o Jurídico), clique ali e escolha qual deseja acompanhar.

Cada cartão mostra o nome (ou o telefone) do contato, as etiquetas dele, a prioridade e a data da última mensagem. Assim você reconhece cada lead sem precisar abrir a conversa.

Mover um lead de etapa

Mudar um lead de fase é só arrastar. É a ação que você mais vai usar no dia a dia.

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Segure o cartão
Clique e segure o cartão do lead que você quer mover.
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Arraste até a coluna certa
Sem soltar, leve o cartão até a coluna da etapa desejada. A coluna fica destacada para mostrar onde ele vai cair.
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Solte
Solte o cartão dentro da coluna. Pronto: o lead passou para a nova etapa e a mudança já fica salva.

O número na coluna

No topo de cada coluna aparece um número: é a quantidade de leads parados naquela etapa. Ótimo para perceber, por exemplo, quantas pessoas estão esperando resposta.

Resolver o atendimento NÃO tira do funil

Quando você marca uma conversa como resolvida, o cartão continua no funil (aparece com a marca "resolvido"). Isso é de propósito: etapas finais como "Contrato assinado" ou "Perdido" são justamente onde você resolve o atendimento. O lead só sai do quadro quando você o remove de propósito, como explicado abaixo.

Mudar um lead para outro funil

Às vezes um lead precisa ir para um funil diferente (por exemplo, sair do funil de vendas e entrar no funil de andamento do processo). Isso se faz cartão por cartão.

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Clique em "Mover para outro board"
No rodapé do cartão do lead, clique no botão Mover para outro board.
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Escolha o funil de destino
Na janela que abrir, selecione em Board destino para qual funil o lead deve ir.
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Escolha a etapa de destino
Em seguida, escolha em Etapa destino em qual coluna ele deve entrar no novo funil.
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Confirme
Clique em Mover. O lead sai deste funil e passa a aparecer no funil que você escolheu.

Tirar um lead do funil

Se um lead não deve mais ser acompanhado no quadro, você pode retirá-lo. Ele não é apagado: a conversa continua na sua lista de atendimentos normalmente, apenas deixa de aparecer no funil.

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Comece a arrastar o cartão
Clique e segure o cartão do lead que quer retirar.
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Leve até a faixa "Remover do funil"
Logo abaixo das colunas aparece uma faixa tracejada escrito Arraste aqui para remover do funil. Leve o cartão até ela.
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Solte
Solte o cartão na faixa. Uma mensagem confirma Removido do Kanban e o cartão some do quadro.

Sair do funil é uma escolha sua

O lead só some do quadro quando você o arrasta para a faixa de remover. Enquanto isso não acontece, ele permanece no funil mesmo que o atendimento já tenha sido resolvido. Se precisar dele de volta no quadro depois, será necessário colocá-lo novamente em um funil.

Criar e organizar seus funis

Você pode ter vários funis, cada um com suas próprias etapas, para separar times, setores ou tipos de processo. Essa parte fica em Configurações › Boards (também dá para chegar lá pelo botão Gerenciar boards, no topo da tela do Kanban). Esse recurso é liberado para administradores e supervisores.

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Abra a tela de funis
Vá em Configurações › Boards e clique em Novo board.
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Dê um nome, uma cor e (se quiser) uma descrição
Preencha o Nome (ex.: Comercial), escolha uma Cor para identificar o funil e, opcionalmente, uma Descrição.
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Monte as etapas
Em Etapas do Kanban, defina as colunas do seu funil. Já vêm três etapas de exemplo (Novo, Em andamento, Concluído). Para cada etapa você escolhe uma cor e escreve o nome. Use Adicionar etapa para incluir mais.
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Coloque as etapas na ordem certa
Arraste as etapas pela alça à esquerda de cada uma para reordená-las, da primeira à última fase do atendimento.
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Salve
Clique em Salvar. O novo funil já fica disponível no seletor Board dentro do Kanban.

A etapa de entrada (a estrela)

Em cada etapa há um botão de estrela. A etapa marcada com a estrela é a entrada: é onde os novos leads caem automaticamente ao chegar no funil. Sempre deve haver uma etapa de entrada, e só uma. Para trocar, marque a estrela em outra etapa.

Para editar um funil já criado, clique no nome dele (ou no ícone de lápis) na lista de funis.
Para remover uma etapa, use o ícone de lixeira ao lado dela. A etapa de entrada não pode ser removida: primeiro marque a estrela em outra.
Um funil precisa ter pelo menos uma etapa e uma etapa marcada como entrada para poder ser salvo.

Excluir um funil é definitivo

Ao excluir um funil (ícone de lixeira na lista de funis), a ação não pode ser desfeita. As conversas que estavam nele ficam sem funil até você colocá-las em outro. As conversas em si não são apagadas.

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