Agenda e Google Calendar
Como conectar sua conta do Google, criar agendas com dias e horários, definir membros e deixar o robô do WhatsApp marcar reuniões automaticamente.
A Agenda é onde você organiza os horários de reunião do escritório e conecta o seu Google Agenda (Google Calendar). Com ela, o robô de atendimento no WhatsApp consegue oferecer horários livres ao cliente e marcar a reunião automaticamente, direto na sua agenda do Google.
Tudo funciona em duas partes: primeiro cada pessoa conecta a própria conta do Google; depois você cria uma ou mais agendas (por exemplo, "Consulta jurídica"), define os dias e horários de atendimento e escolhe quem pode receber os agendamentos. No menu lateral, tudo isso fica em Agenda, que tem duas telas: Agendas (as regras de atendimento) e Calendário (a visão do seu Google Agenda).
1. Conectar a sua conta do Google
A conexão com o Google é pessoal: cada pessoa da equipe conecta a sua própria conta. É isso que permite ler seus horários livres e criar os compromissos no seu Google Agenda.
- 1Abra as configurações do GoogleNo menu, vá em Configurações › Google. Você verá o cartão Google Calendar com a situação atual: "Conectado" ou "Não conectado".
- 2Clique em Conectar GoogleUma janelinha do Google vai abrir por cima da tela. Escolha a sua conta e clique em Permitir para autorizar o acesso à sua agenda.
- 3ProntoA janela fecha sozinha e o cartão passa a mostrar Conectado, junto com o e-mail da conta que você ligou.
O navegador pode bloquear a janelinha do Google. Se aparecer um aviso pedindo para permitir pop-ups deste site, autorize e clique em Conectar Google de novo.
Se algum dia o cartão avisar que o acesso expirou ou foi revogado, é só clicar em Reconectar e autorizar novamente. Enquanto isso não for feito, o robô não consegue ver seus horários nem marcar reuniões na sua conta.
2. Criar uma agenda
Uma agenda é um tipo de atendimento com regras próprias: duração, dias e horários, e quem atende. Você pode ter várias (por exemplo, "Consulta inicial" e "Reunião de acompanhamento").
- 1Vá em Agenda › AgendasNo menu, abra Agenda e fique na tela Agendas. Clique em Nova agenda.
- 2Dê um nome e defina o básicoEscreva o Nome (ex.: "Consulta jurídica"), a Duração em minutos e escolha o Tipo de reunião: WhatsApp, Google Meet ou Presencial.
- 3Clique em CriarA agenda aparece na lista. Depois é só clicar sobre ela para ajustar os detalhes, os horários e os membros.
O Buffer é uma folga automática antes e depois de cada compromisso. Exemplo: com buffer de 15 minutos, se você tem uma reunião até as 10h, o próximo horário oferecido só começa às 10h15. Serve para você não emendar um atendimento no outro.
Só quem é administrador ou supervisor do escritório pode criar, editar ou excluir agendas. As demais pessoas conseguem ver a lista, mas não alterar.
3. Ajustar os detalhes da agenda
Clicando em uma agenda da lista, você abre a tela de configuração, dividida em três blocos: Dados & duração, Disponibilidade semanal e Membros.
No bloco Dados & duração você ajusta nome, descrição, duração, buffer, antecedência, fuso horário e o tipo de reunião. Se o tipo for Presencial, aparece um campo de endereço que é obrigatório: é ele que vai no convite do Google, na mensagem de confirmação que o robô manda no WhatsApp e no e-mail de quem agenda pela página pública. Há também um botão Agenda ativa: só agendas ativas ficam disponíveis para o robô usar. Ao terminar, clique em Salvar.
A Antecedência é o tempo mínimo entre agora e o horário mais próximo que o robô pode oferecer. Exemplo: 120 minutos significa que o robô não oferece nada nas próximas 2 horas, dando tempo de você se organizar antes da reunião.
4. Definir a disponibilidade da semana
No bloco Disponibilidade semanal você diz em quais dias e horários essa agenda pode oferecer reuniões. Cada dia da semana pode ter uma ou mais faixas de horário (por exemplo, manhã e tarde).
- 1Escolha o diaPara cada dia (de Domingo a Sábado), clique em Adicionar faixa. Os dias sem nenhuma faixa aparecem como Indisponível.
- 2Defina o horárioPreencha o horário de início e o de fim, no formato "das 09:00 até 18:00". Precisa de um intervalo de almoço? Crie duas faixas no mesmo dia (ex.: 09:00–12:00 e 14:00–18:00).
- 3SalveClique em Salvar disponibilidade. Os horários seguem o fuso horário definido na agenda.
5. Escolher os membros que atendem
No bloco Membros você define quem pode receber os agendamentos dessa agenda. Quando o robô marca uma reunião, ela é criada no Google Agenda da pessoa responsável.
- 1Adicione a pessoaAbra a lista Adicionar membro, escolha alguém da equipe e clique em Adicionar. Repita para incluir mais responsáveis.
- 2Remova quando precisarPara tirar alguém, clique no ícone de lixeira ao lado do nome.
De nada adianta adicionar uma pessoa como membro se ela ainda não conectou a própria conta do Google (passo 1). Sem isso, o robô não consegue ver os horários livres dela nem criar a reunião na agenda dela. Garanta que cada membro fez a conexão.
Quando a agenda tem mais de um membro, os horários são divididos por rodízio (round-robin): se o mesmo horário está livre para mais de uma pessoa, ele fica com quem está há mais tempo sem receber uma reunião naquela agenda. Assim ninguém acumula todos os atendimentos e você não precisa configurar nada — é automático, tanto para o robô quanto para a página pública.
6. Como o robô usa a agenda
O robô de atendimento pode ter a ação de Agendar. Nas configurações do robô (na tela Robôs), quando você ativa essa ação, basta escolher qual agenda ele vai usar. Toda a inteligência de dias, horários, folgas e responsáveis vem da agenda que você montou aqui.
Na conversa do WhatsApp, o robô combina três coisas para oferecer horários certos ao cliente: as faixas de disponibilidade que você definiu, a agenda real do Google dos membros (para não oferecer um horário já ocupado) e as regras de buffer e antecedência. Quando o cliente escolhe um horário, o robô cria o compromisso no Google Agenda do responsável automaticamente e, na mensagem de confirmação, informa a data, a hora e o local — o endereço, se for presencial, ou o link do Google Meet, se for on-line.
Se, ao configurar o robô, aparecer o aviso "Nenhuma agenda ativa", volte à tela Agenda, confirme que a agenda está marcada como ativa e que ela tem dias/horários e ao menos um membro com o Google conectado.
7. Ver e criar eventos no Calendário
Dentro de Agenda, a tela Calendário mostra o seu próprio Google Agenda conectado, para você acompanhar os compromissos sem sair do sistema. Dá para alternar entre Dia, Semana e Mês, navegar com as setas e voltar para Hoje.
- 1Crie um eventoClique em Novo evento (ou direto sobre um dia). Preencha o Título, a Data, o Início e o Fim.
- 2Adicione detalhes (opcional)Você pode incluir Descrição e Local, ligar a opção Criar link do Google Meet e informar os e-mails dos convidados, separados por vírgula.
- 3SalveClique em Criar. Os convidados recebem o convite por e-mail (e o link do Meet, se você ativou). Para mudar algo depois, clique no evento e edite; para apagar, use o ícone de lixeira.
Se o Calendário avisar que o seu Google não está conectado, clique em Conectar Google e siga o passo 1.
No Novo evento, ligue a opção É reunião de cliente: escolha a Agenda (uma em que você é membro) e, se quiser, um Contato do CRM. Assim o evento vira um Agendamento de verdade — aparece na tela Agendamentos, entra no controle de horários e fica sincronizado. Sem essa opção, continua um evento comum do seu Google. O contato escolhido recebe o convite por e-mail.
Marcou a reunião direto no Google Agenda, ou criou o evento aqui e esqueceu de marcar como cliente? Abra o evento no Calendário, clique para editar e ligue Vincular como reunião de cliente: escolha a agenda e o contato. Ele passa a aparecer em Agendamentos — sem criar um evento duplicado. Se a reunião já é de cliente, ao editar você também pode adicionar ou trocar o contato.
Se você mover ou excluir no Google (ou aqui no Calendário) o evento de uma reunião que está em Agendamentos, o sistema acompanha sozinho: movida → o horário é atualizado; excluída → a reunião é marcada como cancelada. Você não precisa mexer nos dois lugares. Eventos comuns do Google (que não são reuniões de cliente) não entram em Agendamentos.
Desconectar o Google
Se precisar desligar sua conta, vá em Configurações › Google e clique em Desconectar. A partir daí, a Agenda para de ler seus horários e de criar reuniões na sua conta até você reconectar.
Desconectar o Google, ou mesmo excluir uma agenda, não apaga os compromissos que já foram criados no seu Google Agenda. Eles continuam lá normalmente.
8. Cancelar ou remarcar uma reunião
Dentro de Agenda, a tela Agendamentos lista as reuniões marcadas — pelo robô, pela sua equipe ou pela página pública. Nela você vê o cliente, o responsável, o tipo, a data e a origem de cada uma. Por padrão aparecem só as próximas; use Ver o histórico para incluir as passadas e as já canceladas.
Sempre use a tela Agendamentos para cancelar ou remarcar. Se você mexer só no evento pelo Google Agenda, o sistema continua achando que aquele horário está ocupado — e o robô deixa de oferecê-lo, mesmo já estando livre. Cancelando ou remarcando aqui, o sistema atualiza os dois lados ao mesmo tempo (o Google e o sistema).
- 1CancelarClique no ícone de X na linha da reunião e confirme. O evento sai do Google Agenda do responsável e o horário volta a ficar livre.
- 2ReagendarClique no ícone de relógio, escolha o novo horário e, se quiser, um novo responsável (entre os membros daquela agenda). O evento do Google é atualizado junto.
Não há mensagem automática no WhatsApp. Como o convite foi criado no Google Agenda com o e-mail do cliente, o próprio Google avisa a mudança por e-mail. Se quiser, mande também um recado pelo chat — é onde a conversa está.
Quem pode cancelar/remarcar: administrador e supervisor (qualquer reunião do escritório) e o responsável pela própria reunião.
9. Página pública de agendamento (link para o cliente)
Além do robô no WhatsApp, você pode gerar um link público para o cliente escolher o horário sozinho — como um Calendly. É útil para colocar no site, na bio do Instagram, na assinatura de e-mail ou mandar direto para alguém. A reunião entra na agenda do responsável pelo mesmo rodízio dos demais.
- 1Ative a página públicaAbra a agenda e vá até o bloco Página pública de agendamento. Ligue a chave Página pública ativa — o sistema gera um link único.
- 2Copie e compartilhe o linkUse o botão de copiar ao lado do link. É por ele que o cliente acessa a página de horários (ele não precisa ter login no sistema).
- 3Gere um link novo se precisarSe o link cair em lugar indevido, clique em Gerar um link novo: o antigo para de funcionar na hora e você passa a compartilhar o novo.
Como funciona para o cliente: ele escolhe o horário, informa nome, e-mail e WhatsApp e recebe um código de 6 dígitos por e-mail. Ao digitar o código, a reunião é confirmada e cai na agenda do responsável — e o cliente recebe um e-mail de confirmação. O código serve para garantir que o e-mail é real e evitar agendamentos falsos.
Por padrão, cada pessoa pode ter uma reunião futura por agenda: se ela abrir o link já tendo um horário marcado, a página oferece remarcar ou cancelar o que já existe, em vez de acumular. Se você quiser permitir várias, ligue a opção Permitir mais de uma reunião futura por pessoa no bloco da página pública — aí ela também poderá marcar outra, além da que já tem.
O que o cliente marca pela página pública também aparece na tela Agendamentos, e o contato é vinculado ou criado automaticamente no seu CRM (casando por e-mail ou telefone com quem já existe).